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Servizio Cassa

A partire da marzo 2025 è in vigore il nuovo Disciplinare in materia di Agenti contabili e resa del conto, approvato dalla Giunta Esecutiva dell’INFN il 28 febbraio 2025.

L’Agente Contabile di riferimento per il CNAF è Antonella Aiello e per la Sezione di Bologna è Susan Bondi.

Le spese economali costituiscono una deroga rispetto al principio generale di necessaria programmazione degli acquisti e alle procedure di evidenza pubblica, essendo, in linea di massima, dirette a fronteggiare con immediatezza e urgenza esigenze impreviste inerenti al materiale di consumo occorrente per il corretto funzionamento della Struttura.

Sono permessi pagamenti per contanti fino al limite massimo di euro 500, iva inclusa, solo ed esclusivamente per spese NON programmabili e urgenti che rientrino in queste categorie:

  1. minute spese di consumo, d’ufficio e di utensileria;
  2. spese per acquisto di beni e servizi per piccole riparazioni e manutenzione di mobili, macchine, attrezzature, automezzi e di locali;
  3. licenze software;
  4. spese postali e telegrafiche;
  5. spese per l’acquisto di valori bollati, di generi di monopolio di Stato o comunque generi soggetti al regime dei prezzi amministrati;
  6. spese accessorie, manutenzione ordinaria e riparazione, acquisto carburante, bollo auto, revisione e lavaggio di automezzi;
  7. spese per l’acquisto di manuali e pubblicazioni di carattere giuridico, tecnico-scientifico, tecnico-amministrativo, audiovisive, stampa quotidiana e periodica e simili;
  8. spese contrattuali, di registrazione e visure catastali, altre imposte, tasse, canoni e diritti erariali;
  9. inserzione su quotidiani e periodici di avvisi di gara ed altre pubblicazioni richieste dalla legge, nonché altri avvisi agli utenti di servizi ed al pubblico in genere;
  10. spese per la stampa e diffusione di pubblicazioni, circolari, atti e documenti;
  11. spese per trasporto di materiali per beni;
  12. spese per sdoganamento merci;
  13. canoni di abbonamenti radiofonici e televisivi;
  14. spese urgenti aventi quale beneficiario lo Stato o altri Enti Pubblici in dipendenza di obblighi posti dalle leggi vigenti;
  15. tasse e diritti per verifiche impianti, ascensori, concessioni edilizie, nullaosta;
  16. spese minute per eventi e partecipazione a eventi scientifici cerimonie, mostre, convegni, materiali per simulazioni e attività didattiche di divulgazione e terza missione, manifestazioni istituzionali e per il funzionamento degli organi istituzionali;
  17. spese per materiale hardware minore (non rientrante nella categoria dei beni durevoli);
  18. altre spese minute sostenute a causa di motivi indifferibili e/o a pena danni.


Processo autorizzatorio per il rimborso delle spese

Il richiedente compila il modulo denominato “Richiesta di acquisto con Fondo Economale” (Richiesta BO e Richiesta CNAF) facendo attenzione ad indicare le motivazioni dell’urgenza dell’acquisto e lo invia per email (mettendo in cc il Resp. dei Fondi) all’agente contabile chiedendo l’autorizzazione preventiva della spesa. Ottenuto il benestare l’agente contabile carica il modulo sul Libro Firma per la raccolta delle firme di (in ordine): Resp. dei fondi, Resp. Amm.vo, Direttore e Agente Contabile.

Il richiedente potrà procedere all’acquisto solo dopo la firma autorizzativa dell’Agente Contabile.

Dopo l’acquisto, il richiedente deve inviare entro 30 giorni dalla data della spesa una email all’Agente Contabile con il modulo “Ricevuta di rimborso spese con fondo economale” (Ricevuta BO e Ricevuta CNAF), compilato in ogni sua parte, insieme alla scansione di tutti i giustificativi di spesa.
L’Agente Contabile provvederà a caricare la ricevuta sul Libro Firma per la firma del richiedente. Solo dopo aver firmato, il richiedente potrà consegnare all’Agente Contabile–Cassiere gli originali cartacei dei giustificativi e ricevere il rimborso dell’importo.

Possono essere rimborsati solo scontrini “parlanti”; non possono essere accettati scontrini non recanti come descrizione la spesa effettuata (es. “varie” o “reparto”); in questo caso occorrerà allegare documentazione dettagliata del fornitore relativa alla spesa con documento riepilogativo, in alternativa viene accettato il timbro del negozio con indicazione del materiale acquistato e firma del negoziante.

L’importo dello scontrino può arrivare fino a € 250,00 iva inclusa; oltre questo importo deve essere richiesta la fattura elettronica fino a € 500,00 iva inclusa intestata all’Istituto.

Con riguardo alla fattura elettronica, all’atto dell’acquisto il dipendente dovrà effettuare il pagamento per il solo importo imponibile, avendo cura di comunicare all’esercente di fatturare la vendita con pagamento contanti (codice MP01) e in split payment.

Codice Univoco Ufficio da comunicare per l’invio della fattura elettronica tramite il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate:    

            • CNAF: 9X2TEP
            • INFN BOLOGNA: SAJFQQ

È fatto divieto di procedere ad ordinazioni frazionate allo scopo di superare il limite di importo prefissato.